Таблица Task Update — как ей пользоваться

Кратко

Task Update — общая рабочая Google-таблица ресепшена: 11 листов (общие задачи, новости и правила, база знаний, лист по каждому врачу, учёт переработок). Каждый рабочий день нужно просматривать лист общих задач и листы врачей, с которыми велась работа, и вовремя закрывать выполненное.

Полностью

Что внутри. 11 листов: «База знаний» (инструкции и доступы к системам — заполняет только один ответственный сотрудник), «Waiting list» (лист ожидания записи к врачу), «Tasks» (общие задачи ресепшена, не привязанные к одному врачу), «News» (правила и нововведения для персонала), листы по каждому врачу (задачи, привязанные конкретно к нему), «Extra time» (учёт переработок).
Как заполнять задачу. Дата постановки, текст задачи с номером карты пациента, кто завёл задачу (имя администратора из списка), приоритет (Urgent — срочно, Normal — обычно). При выборе полей используются готовые выпадающие списки — вписать что-то другое система не даст.
Как закрывать задачу. Когда вопрос решён, статус переключается на «Completed» (выполнено), и по возможности отмечается, кто именно закрыл задачу.
Когда заносить вопрос в таблицу. Если врач не отвечает вне рабочего времени или вопрос требует времени на решение — заносить его в лист «Tasks» или в лист конкретного врача, чтобы вопрос не потерялся и был обработан позже.
Как часто смотреть. Каждый рабочий день — просматривать лист «Tasks» и листы врачей, с которыми велась работа за смену: нет ли новых задач и не осталось ли что-то незакрытым с прошлого раза.
Что важно не путать. Лист «Waiting list» — это про запись на приём (кто ждёт очереди к врачу), а листы врачей и «Tasks» — это про текущие рабочие вопросы. Оба листа могут касаться одного и того же пациента, но это разные по смыслу списки.
Прежде чем заводить новую строку — проверить по номеру карты пациента, нет ли уже открытой задачи по этому же вопросу, чтобы не задваивать работу.
Пароли и доступы (к системам вроде SureSmile или страхового портала) хранятся в листе «База знаний» — если нужен доступ, искать там или уточнять у ответственного сотрудника, не запрашивать по общим каналам.